「広報の経験者不在やノウハウ不足をどのように解消したらよいだろうか？」「外部のPR専門人材を活用したいけど、予算の確保が難しい」などの、ジレンマを抱える中小企業やスタートアップ企業は多いことでしょう。広報戦略を策定し、広報方針を固めたあと、広報PR活動をスタートする際に直面する課題として、広報PRの外部委託（アウトソーシング）のテーマが浮上するケースは多いです。
今回は、経験がない・専門ノウハウがない・予算がない「ないないづくし」の問題を抱える新任広報担当の方々に、広報立ち上げ時に考えておくべき広報PR活動の外部委託の考え方のヒントをご紹介します。
１．外部委託の会社の種類、２．外部委託と内製化のそれぞれのメリット・デメリット、を取りあげ、最後に広報スタート時における外部委託のモデルケースをご紹介していきます。
１．広報外部委託を請け負う会社の種類
まず、外部委託する会社にはどのような業種があるのかを知っておくとよいでしょう。本格的にアウトソーシングを検討する際は、自社の広報業務のどの部分を外注化するのかによって委託会社が決まってくるものです。発揮できる得意分野がそれぞれ異なってくるからです。
一般的に、下記のような業種業界が広報PR業務の委託対象になります。
- プレスリリースなどのメディアリレーションを得意とするPR会社
- 広告全般を得意とする総合マーケティング＆広告代理店
- WEB制作会社
- 動画制作会社
- SNS企画運営会社
- 紙媒体を中心とする広報誌制作会社
- セミナーや学会などのイベント企画運営会社
- 業界特化型の広報支援会社
- フリーランスのプロフェッショナル人材 など
２．広報外部委託（アウトソーシング）のメリット・デメリット、内製化（インハウス）のメリット・デメリット
広報活動を外注すべきか、内製化すべきかを検討する前に、アウトソーシングする場合と、外注に頼らずインハウスの場合の、それぞれのメリット・デメリットを整理しておきたいところです。そしてメリットを最大限に活かし、デメリットを最小限に抑えるよう、あらかじめ準備しておくのがベスト！ぜひポイントを理解しておきましょう。
■ 外部委託のメリット
① 質の高いプロフェッショナルの経験やスキル、豊富なノウハウを実践的に活用できる
② 人手不足でも広報・PRを効率よく展開できる
③ 自社でゼロから広報担当者を育成する時間とコストを省ける
④ 客観的な視点や社会的な視点で自社の事業・サービスを俯瞰し、ブランディング向上ための良策を見出すことが可能になる
⑤ 実務上の困難な問題に直面したときも、専門的なアドバイスや適切なサポートが受けられる など
■ 外部委託のデメリット
① 広報・PRの目的や戦略上における合意形成が図れず、ミスマッチが生じることがある
② 委託会社が十分なスキルや専門ノウハウを保有しておらず、期待していた成果を残せないことがある
③ 一定以上のコストが必要で、内製化するよりコストパフォーマンスが悪い場合がある
④ 実務上のノウハウが委託会社側に蓄積してしまい、自社にとって必要な広報・PR担当者育成が進まない
⑤ 相互の重視する点が異なることから、長期的な関係構築が難しくなる場合がある など
■ 内製化のメリット
① 広報経験・ノウハウを自社内に蓄積できる
② 広報専任の育成につながり、長期的なコストパフォーマンスの向上が期待できる
③ 自社内の事情を知る広報担当者であれば、広報・PRの目的が共有できており、良好な社内関係性も構築しやすく業務もスムーズに進む など
■ 内製化のデメリット
① 人手不足・ノウハウ欠如による間違った広報対応や、問題が生じるリスクがある
② 広報専任育成のための人件費が必要になる など
３．広報スタート時の外部プロフェッショナルのサポートは欠かせない
専門誌「広報会議」が調査した「企業の広報・PR活動に関する調査 2022」によると、PR会社に委託する企業は35.4％との結果が公表されています。多くの企業が外部プロフェッショナルを活用していることがわかります。
広報活動は永続的なものです。そのため、広報スタート時において、ムリな方法で失敗するよりも、着実な成功体験を積み上げていく「スムーズな離陸」を重視したいものです。成功体験の積み上げは、社内の味方を増やし求心力を高める副産物もあります。また、広報スタート時は、やるべきことが多く、効率よく進めていきたいものです。そのうえ、自社内のスキルでは対応不能な局面も多く発生しますので、やはり専門家のアドバイスやサポートは欠かせません。
こうしたことから、外部専門家やプロフェッショナル集団の伴走型支援を受けながら、社内ノウハウ・スキルの蓄積を進め、1～2年後を目安にインハウス広報に移行していくのが妥当な進め方だといえるでしょう。
将来的には専門的業務かつ戦略的業務をインハウスで確立し、標準的業務かつ非戦略業務を外注化していくのも一つのやり方です。
自社のステージや事情に合わせて、柔軟に外部プロフェッショナルを活用することもよいでしょう。
検討の参考にしてみてはいかがでしょうか。
東京都中小企業診断士協会城北支部 広報部
田中尚美